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會 議 預 算 

日期:2020/8/18 18:59:17 瀏覽:1901次

會議及展覽的預算不是一個概念。通常而言,會議預算包括以下幾個方面:  

1、交通費用  

    交通費用可以細分為:  

    (1)、出發(fā)地至會務地的交通費用--包括航班、鐵路、公路、客輪,以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通  

    (2)、會議期間交通費用--主要是會務地交通費用,包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。  

    (3)、歡送交通及返程交通--包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口等交通費用。  

2、會議室/廳費用  

    具體可細分為:  

    (1)、會議場地租金--通常而言,場地的租賃已經包含某些常用設施,譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等,但一些非常規(guī)設施并不涵蓋在內--比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等,需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預算。  

    (2)、會議設施租賃費用--此部分費用主要是租賃一些特殊設備,如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設備等,租賃時通常需要支付一定的使用保證金,租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是,在租賃時應對設備的各類功效參數(shù)作出具體要求(通??上驅I(yè)的會議服務公司咨詢,以便獲得最適宜的性價比),否則可能影響會議的進行。另外,這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同,租賃的價格可能相差很大。  

    (3)、會場布置費用--如果不是特殊要求,通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求,可以與專業(yè)的會議服務商協(xié)商。  

    (4)、其他支持費用--這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等?;谶@些支持均為臨時性質,如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話,其成本費用可能比市場行價要高,如果讓專業(yè)會議服務商代理,將獲得價格相對比較低廉且服務專業(yè)的支持。  

對于這些單項服務支持,主辦方應盡可能細化各項要求,并單獨簽訂服務協(xié)議。  

3、住宿費用  

    住宿的費用應該非常好理解--值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格,而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言,住宿費可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務商通常能獲得較好的折扣。  

    正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外,還與客房內開放的服務項目有關--譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。  

4、餐飲費用  

    會議的餐飲費用可以很簡單,也可以很復雜,這取決于會議議程需要及會議目的。  

    (1)、早餐  

    早餐通常是自助餐,當然也可以采取圍桌式就餐,費用按人數(shù)計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備,所以預計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15%,否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結算--而改為按預定人數(shù)收取費用)  

    (2)、中餐及午餐  

    中餐及午餐基本屬于正餐,可以采取人數(shù)預算--自助餐形式,按桌預算--圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供,餐館可能會收取一定數(shù)量的服務費用。  

    (3)、酒水及服務費  

    通常,如果在高星級酒店餐廳就餐,餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的,如果可以外帶酒水消費,餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會,通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。  

    (4)、會場茶歇  

    此項費用基本上是按人數(shù)預算的,預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用,如果主辦方需要非程序服務,可能需要而外的預算。通常情況下,茶歇的種類可分為西式與中式兩種--西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主,中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。  

    (5)、聯(lián)誼酒會/舞會  

    事實上,聯(lián)誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜,宴會只要設定好餐標與規(guī)模,預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節(jié)目支持,其預算可能需要比較長的時間確認。  

5、視聽設備  

    除非在室外進行,否則視聽設備的費用通??梢院雎?。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行,視聽設備的預算就比較復雜,包括:  

    ●設備本身的租賃費用,通常按天計算  

    ●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用,可讓會展服務商代理  

    ●音源--主要是背景音樂及娛樂音樂選擇,主辦者可自帶,也可委托代理  

    a、演員及節(jié)目  

    通??梢赃x定節(jié)目后按場次計算--預算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關。在適宜地點如果有固定的演出,那預算就很簡單,與觀看表演的人數(shù)正相關--專場或包場除外。  

    c、其他--點心、水果及調制色酒  

6、雜費  

    雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用,包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃,通??梢栽跁召M用預算中增列不可預見費用作為機動處理。   

    那么,展覽的預算與會議預算相比有什么不同呢?  

    展覽預算與會議預算有相同的地方,也有不同的地方--  

    相同的地方:住宿費、餐飲費、商務考察費用(如果有考察計劃的話)。  

    不同的地方:展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會或者酒會。  

    展覽場地租賃:如果展覽在固定的展覽場地進行,那么展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常為3mX3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設備可供租賃:展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。  

    如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等),那么場地租賃的預算就很難預測了--通常面議,按日計算,價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關。

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